Chính sách quyền riêng tư
ShadyHRM là ứng dụng quản lý nhân sự và vận hành cửa hàng nội bộ của CÔNG TY TNHH MẮT KÍNH SHADY (thương hiệu Mắt Kính Shady, sau đây gọi là “chúng tôi”). Ứng dụng chỉ dành cho nhân viên của chúng tôi. Tài khoản do bộ phận nhân sự cấp; ứng dụng không cho phép tự đăng ký.
Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập dữ liệu gì qua ứng dụng ShadyHRM (trên iPhone, Android và trình duyệt), dùng vào việc gì, chia sẻ với ai và bạn có những quyền gì.
1. Dữ liệu chúng tôi thu thập
Thông tin tài khoản và hồ sơ
- Tên đăng nhập và mật khẩu (mật khẩu chỉ được lưu dưới dạng mã băm, chúng tôi không đọc được).
- Họ và tên, email, số điện thoại, ảnh đại diện.
- Địa chỉ tạm trú, địa chỉ thường trú, quê quán.
- Vai trò, chi nhánh làm việc và quyền truy cập.
Dữ liệu công việc
- Checklist hằng ngày: kết quả, ghi chú, người kiểm tra và ảnh minh chứng (có thể có hình ảnh của bạn).
- Đơn nghỉ phép, ngày nghỉ, ghi nhận ca làm việc và kết quả duyệt.
- Vi phạm: nội dung, mức độ, mức trừ lương hoặc KPI, người lập biên bản.
- Biên bản họp và ảnh đính kèm.
Thông tin khách hàng do nhân viên nhập
Khi ghi nhận phản hồi của khách hàng, nhân viên có thể nhập tên và thông tin liên hệ của khách hàng, nội dung phản hồi, cùng ảnh, video, tệp âm thanh hoặc tài liệu đính kèm. Dữ liệu này chỉ dùng để xử lý phản hồi đó.
Dữ liệu thiết bị và kỹ thuật
- Mã nhận thông báo đẩy (push token), loại hệ điều hành và phiên bản ứng dụng, để gửi thông báo đến đúng thiết bị.
- Báo cáo sự cố (crash report) trên iPhone và Android: thông tin kỹ thuật về lỗi, loại thiết bị và hệ điều hành. Báo cáo này không gắn với tên tài khoản của bạn.
Quyền truy cập trên điện thoại
- Camera và thư viện ảnh: chỉ khi bạn chủ động chụp hoặc chọn ảnh, tệp cho checklist, phản hồi khách hàng, biên bản họp hoặc ảnh đại diện.
- Thông báo: để nhận nhắc việc và kết quả duyệt.
Ứng dụng không thu thập vị trí, danh bạ hay lịch sử duyệt web, không hiển thị quảng cáo và không theo dõi bạn trên các ứng dụng hoặc trang web khác.
2. Mục đích sử dụng
- Vận hành công việc hằng ngày tại cửa hàng: checklist, nghỉ phép, ca làm việc, vi phạm, biên bản họp, phản hồi khách hàng.
- Quản lý nhân sự theo hợp đồng lao động và nội quy công ty.
- Gửi thông báo liên quan đến công việc.
- Bảo mật tài khoản, phát hiện và sửa lỗi ứng dụng.
Chúng tôi không bán dữ liệu và không dùng dữ liệu cho quảng cáo.
3. Nơi lưu trữ và bên xử lý dữ liệu
Dữ liệu được lưu trên máy chủ do chúng tôi quản lý đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Chúng tôi sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ sau, chỉ để vận hành ứng dụng:
- BizFly Cloud (Việt Nam): lưu ảnh, video, tệp âm thanh và tệp đính kèm.
- Google Firebase: gửi thông báo đẩy, đồng bộ trạng thái checklist theo thời gian thực, cấu hình phiên bản ứng dụng và báo cáo sự cố (Crashlytics).
- Telegram: gửi cảnh báo lỗi máy chủ cho đội kỹ thuật; nội dung cảnh báo có thể chứa một phần dữ liệu liên quan đến lỗi.
Trong nội bộ công ty, dữ liệu của bạn được hiển thị cho những người cần nó cho công việc, theo vai trò: bạn, quản lý cửa hàng của bạn và bộ phận quản lý tại văn phòng. Chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước khi pháp luật yêu cầu.
4. Bảo mật
Mọi kết nối giữa ứng dụng và máy chủ đều được mã hoá (HTTPS). Mật khẩu được lưu dưới dạng mã băm. Phiên đăng nhập có thời hạn và có thể bị thu hồi. Ảnh và tệp đính kèm được mở bằng đường dẫn chỉ hiển thị trong ứng dụng; không chia sẻ các đường dẫn này ra bên ngoài.
5. Thời gian lưu trữ
- Dữ liệu tài khoản và dữ liệu công việc được lưu trong thời gian bạn làm việc với chúng tôi. Khi bạn nghỉ việc, tài khoản bị khoá và dữ liệu được giữ lại cho đến khi bạn yêu cầu xoá (mục 6), trừ phần dữ liệu pháp luật yêu cầu lưu giữ lâu hơn.
- Mã thông báo đẩy bị xoá khi bạn đăng xuất, hoặc tự động sau 7 ngày nếu thiết bị không còn dùng ứng dụng.
- Khi tài khoản bị xoá, dữ liệu được ẩn khỏi ứng dụng ngay. Việc xoá vĩnh viễn được thực hiện theo yêu cầu (mục 6).
6. Quyền của bạn
Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền được biết, xem, chỉnh sửa, yêu cầu xoá dữ liệu, rút lại sự đồng ý và khiếu nại. Bạn có thể tự cập nhật địa chỉ, ảnh đại diện và mật khẩu trong ứng dụng (tab Cá nhân); các thông tin khác do bộ phận nhân sự cập nhật theo yêu cầu của bạn. Với các yêu cầu khác, bao gồm xoá tài khoản và dữ liệu, hãy liên hệ chúng tôi theo mục 8. Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 30 ngày.
Một số dữ liệu có thể cần được giữ lại khi pháp luật lao động, thuế hoặc kế toán yêu cầu; khi đó chúng tôi sẽ thông báo lý do cho bạn.
7. Thay đổi chính sách
Khi chính sách thay đổi, chúng tôi sẽ cập nhật trang này và ngày hiệu lực ở đầu trang, và thông báo trong ứng dụng nếu thay đổi quan trọng.
8. Liên hệ
- CÔNG TY TNHH MẮT KÍNH SHADY
- Địa chỉ: 445 Quang Trung, Phường Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Email: lienhe@matkinhshady.com
- Điện thoại: 0768 080 669
Xem thêm: Trang hỗ trợ ShadyHRM.
Privacy Policy
ShadyHRM is the internal HR and store-operations app of CÔNG TY TNHH MẮT KÍNH SHADY (the Mắt Kính Shady brand, “we”). It is only for our employees. Accounts are created by our HR department; the app has no public sign-up.
1. Data we collect
- Account and profile: username and password (stored only as a hash), full name, email, phone number, profile photo, temporary and permanent address, hometown, role, branch and permissions.
- Work records: daily checklist results, notes and evidence photos (which may show you); leave requests, days off and shift records; violations, including salary or KPI penalties; meeting agendas and photos.
- Customer information entered by staff: when logging customer feedback, staff may enter the customer’s name and contact details, the feedback, and photos, videos, audio files or documents. It is used only to handle that feedback.
- Device and technical data: a push-notification token, the platform and the app version; crash reports on iPhone and Android (technical error details, device model and OS), which are not linked to your account name.
- Phone permissions: camera and photo library, only when you take or choose a photo or file; notifications.
The app does not collect location, contacts or browsing history, shows no ads and does not track you across other apps or websites.
2. Why we use it
To run daily store operations and HR processes, send work-related notifications, keep accounts secure and fix app errors. We do not sell data or use it for advertising.
3. Storage and service providers
Data is stored on servers we manage located in Ho Chi Minh City, Vietnam. We use these providers only to operate the app: BizFly Cloud (Vietnam) for photos, videos, audio files and attachments; Google Firebase for push notifications, real-time checklist sync, app-version configuration and crash reports (Crashlytics); Telegram for server error alerts to our technical team, which may contain data related to the error. Inside the company, your data is visible by role to you, your store manager and head-office management. We disclose data to authorities only when the law requires it.
4. Security
All traffic between the app and our servers is encrypted (HTTPS). Passwords are stored as hashes. Sessions expire and can be revoked. Photos and attachments open through links shown only inside the app; do not share these links outside it.
5. Retention
Account and work data is kept while you work with us. When you leave, your account is locked and your data is kept until you ask us to delete it (section 6), except data the law requires us to keep longer. Push tokens are deleted when you log out, or automatically after 7 days of inactivity. When an account is deleted, its data is hidden from the app immediately; permanent erasure is done on request (section 6).
6. Your rights
Under Vietnamese personal data protection law you may access, correct and request deletion of your data, withdraw consent and lodge a complaint. You can update your addresses, profile photo and password in the app (Cá nhân tab); HR updates other details on request. For anything else, including deleting your account and data, contact us (section 8). We reply within 30 days. Some data may have to be kept where labour, tax or accounting law requires; we will tell you why.
7. Changes
We will update this page and its effective date when the policy changes, and announce important changes in the app.
8. Contact
CÔNG TY TNHH MẮT KÍNH SHADY · 445 Quang Trung, Phường Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam · lienhe@matkinhshady.com · 0768 080 669